A. Pendahuluan
Sebelum muculnya konsep basis data, untuk organisasi/perusahaan menggunakan pendekatan flat file untuk manajemen datanya. Pada pendekatan ini, user pada tiap departemen dalam suatu organisasi memiliki program aplikasi sendiri dan setiap program aplikasi menyimpan data mereka masing-masing
Pendekatan ini memiliki berbagai kelemahan, antara lain:
- Tempat penyimpanan – menghasilkan biaya penyimpanan tinggi untuk dokumen kertas/ magnetik form yang digunakan.
- Kerangkapan data – data yang sama disimpan di berbagai tempat penyimpanan yang berbeda sehingga organisasi memiliki banyak data yang rangkap.
- Data Updating – perubahan terhadap data harus dilakukan berulang kali mengingat data yang sama terdapat di berbagai tempat penyimpanan.
- Currency of Information – memiliki potensi masalah jika gagal untuk memperbarui data pada semua file yang terpengaruh.
- Task-Data Dependency – pengguna tidak dapat memperoleh tambahan informasi saat membutuhkan informasi tambahan.
B. Konsep Basis Data
Pendekatan basis data mengubah model penyimpanan data yang ada pada pendekatan flat file dimana data disimpan di setiap departemen menjadi terkumpul dalam satu basis data yang dapat dipakai secara bersama oleh seluruh pengguna dalam organisasi / perusahaan.
C. Kelebihan Basis Data
Pendekatan basis data memberikan banyak keuntungan (kelebihan), antara lain:
1. Pengendalian terhadap kerangkapan data
Dilakukan dengan cara data hanya disimpan sekali. Hal ini mengurangi kerangkapan data dan megurangi biaya untuk tempat penyimpnan.
2. Konsistensi Data
Dilakukan dengan cara data disimpan hanya sekali dalam basis data sehingga jika terjadi perubahan pada nilai data tersebut, perubahan hanya dilakukan satu kali dan nilai baru tersebut akan tersedia untuk semua pengguna.
3. Dapat memperoleh lebih banyak informasi dari data yang sama.
Pengguna basis data dapat memeperoleh informasi selain dari informasi rutin yang dikelolanya karena semua data lain berada dalam basis data yang sama. Dengan demikian kebutuhan akan informasi selain dari informasi rutin dapat terpenuhi.
4. Data dapat dipakai secara bersama (shared)
Data yang ada pada basis data menjadi milik seluruh organisasi dan dapat dipakai secara bersama oleh pengguna yang berwenang pada saat bersamaan.
5. Memperbaiki integritas data
Intergritas data mengacu pada validitas dan konsistensi dari data yang disimpan. Integritas biasanya diekspresikan dalam batasan (constraints) yang merupakan aturan yang konsisten dan tidak dapat dilanggar.Jika kerangkapan data dikontrol dan kekonsistenan data dapat dijaga maka data menjadi akurat
6. Meningkatkan keamanan data
Keamanan basis data melindungi basis data dari pengguna yang tidak memiliki otorisasi. DBA dapat menentukan batasan-batasan pengaksesan data, misalnya dengan memberikan password dan pemberian hak akses bagi pemakai (misal : modify, delete, insert, retrieve).
7. Economy of scale
Dengan menggabungkan semua data operasional organisasi ke dalam satu basis data dengan aplikasi yang dibutuhkan dapat menghasilkan penghematan biaya. Anggaran yang biasanya dialokasikan ke setiap departemen untuk pengembangan dan pemeliharaan dari sistem file mereka dapat digabung sehingga menurunkan total biaya dan menciptakan economy of scale.
8. Meningkatkan aksesibilitas terhadap data dan respon yang lebih baik
Akibat dari integrasi data yang melewati batasan-batasan departemen dapat langsung diakses oleh pengguna. Ini berarti menyediakan sistem dengan fungsi yang lebih baik. Pengguna dapat memperoleh data yang dibutuhkan dengan cepat dengan menggunakan query language.
9. Dapat meningkatkan data independence (kemandirian data)
Dapat digunakan untuk bermacam-macam program aplikasi tanpa harus merubah format data yang sudah ada
D. Kelemahan Basis Data
Selain keuntungan, basis data juga memiliki beberapa kelemahan, antara lain :
1. Rumit
Harapan akan fungsi yang baik dari sebuah basis data yang baik membuat basis data menjadi software yang rumit. Perancang, pengembang, DBA, basis data administrator, dan pengguna akhir harus memahami fungsi basis data agar dapat mengambil manfaat dari basis data. Kegagalan dalam memaminya akan menyebabkan keputusan yang buruk bagi organisasi dan membahayakan organisasi.
2. Biaya basis data
Biayanya sangat mahal karena menyangkut biaya-biaya untuk hardware and software.
3. Terdapat tambahan biaya hardware
Harus menggunakan biaya tambahan untuk hardware, storage, and network.
4. Terdapat biaya konversi
Diperlukan biaya yang besar untuk berpindah dari aplikasi/sistem yang lama ke dalam sistem dan hardware basis data yang baru. Diperlukan pulan biaya untuk pelatihan staf untuk menggunakan sistem yang baru ini serta tambahan biaya untuk mempekerjakan staff khusus seperti DBA, dan lain-lain.
